複数人の会議の日程調整｜全員が参加できる1時間の見つけ方

1. 会議の長さと、参加が必要な人を先に決める

候補日を集める前に、次の4つをそろえます。

• 何を決める会議か
• 何分必要か
• 誰の参加が必要か
• いつまでに回答してほしいか

例えば「3人全員で、来週の午後に1時間」と決めてから候補を出します。海外にいる人が参加する場合は、案内文に「日本時間」といった基準も明記してください。

時差や日付のずれを確認する手順は、海外の相手との日程調整ガイドで紹介しています。

会場に集まる場合は、前後の移動時間を見込んで回答する方法も確認してください。

会議の目的や参加者名など、詳しい情報を公開する必要はありません。招待リンクは、参加する人とのチャットやメールで共有します。

2. Sweeeで候補日・時間帯・所要時間を設定する

1. カレンダーで候補日を選びます。「来週の平日」からまとめて選ぶこともできます。選ばれた日を確認し、対象外の日があればカレンダーの選択を解除します。
2. 「時間帯の入力」へ進みます。午後の会議なら「カスタム」を選び、例えば13:00〜17:00に合わせます。
3. 「所要時間・締切を設定」を開き、「1時間」を選びます。必要に応じて回答の締切も選びます。
4. 設定内容を確認し、「これで作る」で招待リンクを作成します。
5. チャットやメールに招待リンクを貼り、空いている日時を回答してもらいます。

回答期限は案内文にも書いておくと確認しやすくなります。カレンダーの空きを自動取得する前提にせず、参加者には回答時点で参加できる時間を選んでもらいましょう。

3. 「全員の空きが重なる長さ」を見る

次は、3人の空き時間を比べる説明用の例です。

Sweeeでは回答の重なりを確認できます。色が濃い場所だけで決めず、参加が必要な人がそろっているか、必要な長さが続いているかを確かめましょう。

4. 参加者には、目的・長さ・回答期限をまとめて伝える

［議題］の打ち合わせを調整したいので、参加できる日時を教えてください。

・所要時間：1時間
・候補：［○月○日〜○日、13:00〜17:00］
・時刻の基準：［日本時間］
・回答期限：［○月○日（○）17:00］
・開催方法：［オンライン／会議室名］

［招待URL］

リンクを開いて、参加できる時間をすべて選んでください。
［参加が必要な3人全員］が1時間そろう候補から決めます。候補がすべて難しい場合や、予定がまだ確定していない場合は、このメッセージに返信してください。

［ ］を置き換えて使ってください。会議URLや部屋が未定なら、決まり次第案内すると添えます。

5. 全員の予定が合わなければ、条件を1つずつ見直す

1時間の共通枠がないときは、未回答の人や、予定がまだ決まっていない人を確認します。それでも見つからなければ、次の順で考えます。

• 別の日や別の週にも候補を広げられるか
• 会議の目的を分け、必要な長さを短くできるか
• 全員同席が必要な議題と、後で共有できる内容を分けられるか

参加が必要な人を外したり、会議時間を短くしたりする場合は、先に関係者へ確認しましょう。候補を出し直す場合は、新しい調整用リンクと回答期限を伝え、古いリンクとの混同を防ぎます。

6. 決定後は、開始・終了時刻と参加方法を知らせる

回答ありがとうございます。打ち合わせは次の日時に決まりました。

・日時：［○月○日（○）14:00〜15:00、日本時間］
・議題：［議題］
・参加方法：［会議URL／会議室］
・事前に確認するもの：［資料。なければこの行を削除］

予定が変わった場合は、このメッセージに返信してください。

決定連絡を受け取った後は、カレンダーへ日時と参加方法を残す手順も確認してください。