対面会議の日程調整｜移動時間を見込むコツ

1. 幹事は、会場と会議の長さを先に伝える

候補日時と一緒に、会場の住所や最寄り駅、必要な会議時間を知らせます。移動時間は参加者ごとに違うため、それぞれが出発地点から確認します。駅から会場までの徒歩や、受付・入館に必要な時間も含めましょう。

会場が未定なら、想定している場所を添えて回答してもらい、場所が決まった後に無理なく参加できるか確認します。候補日から迷っている場合は、候補を絞る手順を参考にしてください。

2. 前後の予定から、参加できる時間を考える

例えば、1時間の打ち合わせを調整するとします。ある参加者の前の予定は13:30に終わり、次の予定は16:00に始まります。前の場所から会場まで、会場から次の場所までの移動が、それぞれ30分かかると仮定します。

会議に参加できるのは14:00〜15:30です。1時間なら、14:00〜15:00や14:30〜15:30が候補になります。13:30開始や16:00終了では移動が収まらないので、回答する前に除きます。

3. Sweeeでは、会議に参加できる時間を塗る

参加者は招待リンクを開き、自分が会場にいられる時間を塗ります。候補時間帯が13:00〜17:00で、30分刻みの画面なら、上の例では14:00・14:30・15:00の3枠を選びます。移動に使う13:30の枠や、会場を出る15:30以降の枠は選びません。

参加できる時間を続けて塗ると、幹事が会議の長さに合う候補を比べやすくなります。幹事は作成時に「所要時間・締切を設定」から「1時間」を選び、回答が集まったら必要な長さが重なるか確認します。詳しくは、全員の空きが1時間重なるかを見る方法で紹介しています。

4. 案内文にも、移動を見込むことを添える

幹事からの案内には、例えば次のように一言添えます。［ ］を置き換えて使ってください。

会場は［会場名・住所］、打ち合わせは1時間の予定です。前後の移動を見込んで、会場で参加できる時間を選んでください。途中で出る必要がある場合や、会場が変わると難しい場合は、このメッセージへ返信してください。

［招待URL］

日時を決めた後は、場所・集合時刻・終了予定もまとめて知らせます。会場を変更するときは、参加者が移動時間を確認し直せるよう、変更した場所を伝えてください。