候補日が決まらないときの日程調整｜まず3日へ絞る手順

1. 日付より先に、動かせない条件を決める

まずは次の3つを書き出します。全員の細かな予定ではなく、候補を作るために必要な範囲だけを確認しましょう。

いつまでに集まりたいか

例えば「来週の平日」「次の2週間以内」。最初から数か月分を候補にしないよう、探す期間を区切ります。

誰の参加が必要か

全員がそろうことが条件か、主役の参加を優先するかを決めます。参加人数を優先してよいかも、先に確認します。

どの時間帯に、何分必要か

昼か夕方か、30分か1時間か。対面なら移動の時間も考え、開始に間に合う範囲を聞きます。

参加が必要な人の条件が分からなければ、「来週の平日なら、難しい曜日や時間帯はありますか」と一度確認します。予定の理由まで聞く必要はありません。

2. 外せない条件に合わない日を除き、仮の候補を残す

例えば「来週の平日、夕方に1時間、4人全員で集まる」とします。参加が必要な人に月曜と火曜の固定予定があると分かれば、水曜・木曜・金曜を仮の候補にできます。祝日、施設の休み、移動の都合も別途確認してください。

ここでは、まだ開催日を決定しません。残した候補について、参加者が実際に空いている時間を回答できるようにします。同じ「夕方」でも、開始できる時刻が違うことがあるためです。

3日は、たたき台を作るための目安です。条件に合う日が2日ならその2日から、4日残したいなら4日から始めても構いません。数をそろえるために、参加が必要な人の難しい日を混ぜないようにしましょう。

3. Sweeeで候補日を選び、余分な日を外す

Sweeeの作成画面では、カレンダーの日付をタップして候補を選べます。候補日は最大7日です。先ほどの例なら、次の順で3日を残します。

1. 作成画面を開き、「来週の平日」で5日をまとめて選びます。
2. カレンダーで選択済みの月曜と火曜をもう一度タップし、候補から外します。
3. カレンダーの下に並ぶ候補日の一覧が水曜・木曜・金曜になっているか、日付も含めて確認します。
4. 「時間帯の入力」へ進み、参加できそうな時間帯を選びます。必要なら「所要時間・締切を設定」を開きます。
5. 設定内容を確認し、「これで作る」で招待URLを作成します。共有するメッセージにも、候補日時と日程の決め方を添えます。

平日以外から選びたい場合は、カレンダーで候補日を直接タップします。共有する前に、選び間違えた日や対象外の日が残っていないか見直しましょう。候補日を絞る判断は幹事が行います。

4. 候補を共有する前に、回答後の決め方をそろえる

招待URLを送るときは、候補日・時間帯・回答期限と一緒に、回答が集まった後の決め方を伝えます。全員参加が条件なら、人数だけで日程を決めないことも共有してください。

まだ候補を出せない場合は、何が分からないのかを分けます。予定が未定なら分かる時期を聞き、全員が難しいなら探す週や時間帯を見直します。参加条件を変えるときは、関係者に確認してから新しい候補を出しましょう。

案内文を用意する段階は、LINEで使える招待・回答期限の文例が参考になります。会議の長さまで含めて空き時間を比べたいときは、全員が参加できる1時間の見つけ方も確認してください。

予約や準備の前に回答を集めたい場合は、回答締切の決め方と設定手順も確認してください。