LINEで飲み会の日程調整をする方法

1. 候補日と時間帯をそろえる

まずは候補日を3〜5日ほど用意し、開始時刻とおおよその終了時刻を添えます。日付だけだと「その日は空いているけれど、19時には間に合わない」といった行き違いが起こりがちです。

最初の候補を出す段階で迷っている場合は、候補日が決まらないときの絞り方も参考にしてください。

あわせて、集合エリアと予算の目安も伝えましょう。予定が未定の人には、いつ頃なら分かるかを聞いておくと、待つか先に決めるかを判断できます。

2. 回答期限と日程の決め方を伝える

回答期限は「今週中」よりも「○月○日（○）20時まで」のように、日付と時刻を明記します。お店の予約が必要なら、集計と確認の時間も取れる締切にしましょう。

日程の決め方も先に共有します。例えば「参加できる人数が最も多い日にする」「送別会なので主役が参加できる日を優先する」などです。人数が並んだ場合の優先条件も決めておくと、再調整を減らせます。

3. LINEで案内を送り、回答を集める

参加できる候補をすべて答えてもらうと、予定の重なりを確認しやすくなります。開始時刻に間に合わない人には、参加できる時間帯も教えてもらいましょう。

Sweeeは、無料・ログイン不要で使えるWebの日程調整ツールです。幹事が候補日時を選んで招待URLをLINEで共有すると、参加者は空いている日時を塗って回答できます。幹事は、回答の重なりをヒートマップで確認できます。

エリア・予算・回答期限は、下の文面に記入してLINEで伝えます。

1. 1候補日時を選ぶ
2. 2招待URLをLINEへ
3. 3空いている時間を塗って回答

飲み会の日程を決めたいので、参加できる候補を教えてください！

・候補日：［○月○日、○日、○日］
・時間：［19:00〜21:00ごろ］
・エリア：［○○駅周辺］
・予算：［1人○○円ほど］
・回答期限：［○月○日（○）20:00］

こちらを開いて、参加できる日時をすべて塗ってください。
［招待URL］

［参加できる人数が最も多い日］に決める予定です。
遅れて参加する場合や予定がまだ分からない場合は、このトークで教えてください。候補日がすべて難しい場合も、一言もらえると助かります。

4. 未回答を確認し、予定が割れたら候補を絞る

締切前に、まだ回答していない人へ一度リマインドします。全員に送る場合は、回答済みの人へのお礼と、未回答の人へのお願いを分けて書きましょう。未回答を「欠席」と決めつけず、予約前に必要な確認をします。

このリマインドは、幹事がLINEに手動で送る文面です。Sweeeが未回答の人に自動送信する機能ではありません。

回答してくれた皆さん、ありがとう！
飲み会の日程調整は［○月○日（○）20:00］までです。
まだの方は、こちらから参加できる日時を教えてください。
［招待URL］

予定が未定なら、いつ頃分かりそうかだけでもこのトークで教えてもらえると助かります。

全員の予定が合わないとき

まず、最初に伝えた決め方に沿って候補を絞ります。

• 人数を優先する会：参加可能な人数が最も多い候補を選ぶ
• 主役がいる会：主役が参加できる候補の中で比較する
• 全員参加が条件の会：別の週などに範囲を変え、候補を出し直す

同じ日の中で空いている時間がずれている場合は、共通する時間が飲み会の長さに足りるかも確認してください。途中参加を含めるなら、その人が何時から来られるかを確認してから人数を確定します。

候補を増やす場合は、必要な候補日時で新しい調整を作り、古い招待URLと混同しないように案内します。新しい回答期限もセットで伝えましょう。

5. 決定した日時を改めて知らせる

日程が決まったら、集計結果だけでなく「この日時で開催します」と明記します。お店が未定なら、そのことも伝えましょう。予約後に店名や集合場所を案内するときは、日時も一緒に再掲すると確認しやすくなります。

回答ありがとう！ 飲み会は次の日程に決まりました。

・日時：［○月○日（○）19:00〜21:00］
・エリア：［○○駅周辺］
・予算の目安：［1人○○円ほど］
・お店：［未定。決まり次第、このトークで案内します］

回答後に予定が変わった方は、［○月○日（○）20:00］までに教えてください。予約前に人数を確認します。

予約が確定したら追記すること

店名と地図のリンク、集合時刻・場所、予約した人数を伝えます。お店に人数変更やキャンセルの期限・料金がある場合は、確認した内容を案内してください。実際の予約条件を確認してから書きましょう。