日程確定後のカレンダー追加｜日時・参加方法の確認手順

1. 招待リンクで、確定した開始・終了時刻を確認する

主催者から共有された参加者用リンクを開き、「日程が決まりました」と表示されているか確認します。候補を回答しただけの段階と、日程が確定した段階を区別しましょう。

例えば、決定連絡が「10月15日、14:00〜15:00、日本時間」なら、画面の日付と開始・終了時刻を照合します。別の国にいる場合は、自分のカレンダーが表示する時間帯も確認してください。日付を含めた照合方法は、時差と日付を間違えないためのガイドで紹介しています。

連絡と画面の日時が違うときは、保存する前に主催者へ確認します。会議の場所やオンライン参加用のURLも、決定連絡から確認しておきます。

2. Googleカレンダーを使う場合は、保存前に内容を見直す

Sweeeの確定画面で「Googleカレンダーに追加」を選ぶと、タイトルと確定日時を渡した予定作成用のページを開けます。次の順で確認しましょう。

1. 普段使うGoogleアカウントと、予定を入れるカレンダーを確認します。
2. タイトル・日付・開始時刻・終了時刻が、決定連絡と同じ予定を指しているか見直します。
3. 会議URLや場所を、決定連絡から説明欄や場所の欄へ追記します。
4. 必要な通知を設定し、内容を確認して保存します。

リンクを開いた後は、保存が完了したかまで確認します。Sweeeから渡すタイトルと日時に、会議URL・場所・資料の情報は含まれていないため、参加に必要な情報は自分で追記してください。

3. ほかのカレンダーへ追加する場合は、ICSファイルを使う

確定画面の「カレンダーに追加」では、予定を読み込むためのICSファイルを取得できます。対応するカレンダーアプリで読み込み、追加先と日時を確認します。ファイルを取得しただけで終わらず、カレンダーに予定が表示されたかを確かめましょう。

例えばMacの「カレンダー」では、「ファイル」から「読み込む」を選び、取得したICSファイルと追加先カレンダーを指定できます。詳しい手順は、Apple公式の読み込みガイドで確認できます。端末やアプリによって操作が違うため、使っているアプリの読み込み方法を確認してください。

このファイルにも、予定のタイトルと開始・終了日時が入っています。場所や会議URLを追記し、必要なら自分のカレンダーで通知を設定します。

4. 保存後に、重複と当日の参加方法を確認する

最後に、カレンダーの該当日を開きます。保存した予定を1件開き、次の4点を確認してください。

• 開始・終了時刻と日付が合っている
• 普段確認するカレンダーに入っている
• 会議URLや場所が分かる
• 同じ打ち合わせを二重に登録していない

すでに主催者からカレンダーの招待を受け取っている場合は、その予定を先に確認します。Google用リンクとICSファイルの両方から追加する前にも、既存の予定を確認しましょう。

日程が変わった場合は、主催者の新しい連絡を確認して、自分のカレンダーの古い予定を見直します。追加用リンクやファイルの読み込みだけで、後の変更にも自動で追随する前提にはしないでください。Google公式でも、ファイルから読み込んだ予定は元のアカウントと同期し続けないと案内しています。

主催者は、決定連絡に参加方法を添える

参加者が予定を保存しやすいよう、決定連絡には日付・開始と終了・時刻の基準・会議URLや場所をまとめます。Sweeeの参加者用リンクも添えれば、確定日時を確認してカレンダー追加へ進めます。

そのまま置き換えて使える文面は、会議の日程が決まった後の連絡例で紹介しています。